Consultanţă pentru dezvoltarea, implementarea şi îmbunătăţirea sistemului calităţii

Russell România (ISO 90000 Consulting) oferă suportul necesar pentru a obţine un sistem valoros de management al calităţii, în manieră profesională. Când ne referim la această activitate, o denumim uzual ca PROIECT. Experienţa şi cunoştinţele noastre în diverse sectoare de activitate vor constitui elemente de valoare pentru organizaţia dvs...

Un proiect obişnuit conţine cinci faze principale, după cum urmează:

• familiarizarea Consultanţilor Seniori cu specificul companiei tale;
• colectarea informaţiilor necesare şi documentarea sistemului de management;
• suportul pentru implementarea sistemului documentat;
• susport pentru procesul de certificare;
• suport pentru menţinerea şi îmbunătăţirea sistemului.

Fiecare fază are paşi bine definiţi, necesari pentru proiect. Funcţie de necesităţile curente pot fi definiţi paşi suplimentari ce trebuie urmaţi, pentru a atinge obiectivul de elaborare, implementare, certificare şi îmbună- tăţire a sistemului.

Uzual, durata unui proiect este de 4...6 luni, depinzând de factori ca mărimea organizaţiei, principalele procese de bază ale acesteia, calificarea personalului, nivelul de implicare al managementului de vârf şi mijlociu.

În unele situaţii în care există presiuni pentru obţinerea unui sistem în timp mai scurt, avem soluţia necesară: se numeşte Fast Track to ISO 9000. În mod curent, nu o recomandăm; totuşi, înţelegem presiunea generată de posibilitatea de a obţine un contract bun sau de a pierde afacerea, lansarea de produse noi în timp cât mai scurt, etc.

Proiectul implică numeroase întâlniri cu managementul organizaţiei, ca şi cu simpli angajaţi. Este clar de asemenea că există foarte multă muncă de făcut "în casă". Un element cheie în cadrul proiectului cade pe umerii Reprezentantului Managementului (nu uitaţi că ISO 9001:2000 cere managementului de vârf să numească o persoană din eşalonul de conducere, persoană care să coordoneze sistemul). Deoarece în cele mai multe cazuri, persoana desemnată nu are sau are cunoştinţe limitate privind managementul calităţii, ca parte a proiectului este instruirea adecvată a sa.

Rolul acestor întâlniri este de a colecta datele necesare, prin intervievarea personalului şi observarea dovezilor curente, precum şi explicarea standardului, pentru a găsi soluţiile adecvate pentru o implementare eficace şi eficientă, găsirea legăturilor slabe în sistem şi corectarea lor, judecarea valorii înregistrărilor curente, analiza valorii instrucţiunilor de lucru, etc. Pe baza informaţiilor colectate se elaborează documentaţia scrisă a sistemului, formată uzual din Manualul de Management al Calităţii, procedurile de sistem, instrucţiunile de lucru şi formularele necesare.

Implementarea sistemului documentat este un proces complex, care implică utilizarea multor metode de lucru din partea noastră. Ceeea ce este important în acest proces este faptul că suntem capabili să oferim aceste metode care să asigure o implementare bună şi uşoară, în scurt timp. Cea mai simplă metodă de lucru la nivelul implementăriii constă în instruirea personalului aflat la diferite nivele în organizaţie.

Pe baza trainingurilor efectuate în faza de implementare, care în opinia noastră reprezintă o stradă cu două sensuri, colectăm primele informaţii "fierbinţi" privind adecvarea sistemului. Cea de a doua metodă principală constă în realizarea de audituri interne. Ambele metode furnizează informaţii necesare corecţiilor în sistemul realizat.

După stabilirea şi implementarea corecţiilor necesare, organizaţia este pregătită pentru pasul următor, respectiv certificarea sistemului de management, ca recompensă a eforturilor depuse. Procesul de certificare este realizat de către o terţă parte, specializată în această activitate. Russell România (ISO 9000 Consulting) oferă suportul necesar pentru această fază, participând la certificare ca observator independent, astfel încât, la finalizarea auditului de certificare să îndrumăm organizaţia privind acţiunile necesare. Uzual, ghidarea vizează găsirea acţiunilor corective valoroase, în cazul în care în timpul certificării s-au depistat neconformităţi, modalităţile de apel împotriva auditului realizat sau a auditorilor, în situaţia în care aceştia încalcă principiile de audit şi metodele specifice (nu este foarte des, dar din păcate încă există).

Reţineţi că certificarea are două feţe. Una este recompensarea efortului (uzual unul mare) în direcţia de a fi mai bun faţă de un moment anterior, iar cealaltă este obligaţia de a fi din ce în ce mai bun (cerinţa standardului). Experienţa noastră ne arată că după un prim efort masiv pentru obţinerea certificării, cele mai multe organizaţii intră într-o fază de relaxare, care, este de înţeles într-un fel.

Această relaxare care constă în respectarea mai puţin strictă a propriului sistem documentat este observată cu ocazia primului audit intern, ca şi cu ocazia primului audit de supraveghere din partea organismului de certificare. Relaxarea este un fenomen destul de regulat în viaţa organizaţiei, dar cea mai mare relaxare intervine în primele 6 luni după certificare. Opinia expertului: de ce să-ţi dublezi sau triplezi eforturile ca să obţii acelaşi lucru, când o poţi face cu un minim de efort, chiar de la început!

Suportul din partea Russell România (ISO 9000 Consulting) pentru menţinerea şi îmbunătăţirea sistemului existent constă în efectuarea de audituri interne, ca şi pregătirea analizelor de management (nu uitaţi că aceste două activităţi sunt cerute de standardul ISO 9001:2000). Beneficiile în urma acestor două acţiuni sunt directe! Cunoaştem organizaţia foarte bine! Cunoaştem dificultăţile întâlnite în întregul proces anterior! Împărtăşim aceeaşi viziune privind viitorul organizaţiei! Astfel, putem furniza în timp real suportul de valoare pentru îmbunătţirea sistemului. Uzual, pe parcursul a doi ani după certificare, sistemul îşi va atinge performana maximă.

Vorbind de performanţă maximă... Dacă o obţineţi, atunci organizaţia nu mai este calificată în continuare pentru ISO 9001:2000! Standardul cere îmbunătăţirea continuă a sistemului. Dacă este la nivel maxim, nu mai aveţi cum să-l îmbunătăţiţii, aceasta însemnând că o neconformitate majoră va fi dată la următorul audit, din partea organismului de certificare. Totuşi, aceasta este doar o teorie. În orice moment pot fi efectuate mici îmbunătăţiri, indiferent că sunt axate pe documentaţai sistemului sau infrastructură, resurse umane, etc. Sfaturile noastre privind îmbunătăţirile necesare în sistem sunt folositoare de fiecare dată iar beneficiul tău este îmbunătăţirea...

Doriţi să ştii cât costă consultanţa. Din păcate, nu putem oferi un cost tipic pentru proiect, deoarece trebuie să luăm în considerare o multitudine de factori, cum ar fi tipul şi complexitatea activităţilor, mărimea organizaţiei, nivelul curent al sistemului de management, calificarea personalului, numărul locurilor în care organizaţia îşi desfăşoară activitatea, etc. Pentru a putea furniza o cotaţie de preţ şi o descriere tehnică a proiectului, vă rugăm să completaţi formularul din secţiunea Cerere de ofertă. Încă un lucru: în pofida volumului imens de muncă furnizat de noi pe parcursul proiectului, preţurile noastre sunt chiar atractive. Încercaţi şi vă veţi convinge...